KSeF (e-Faktury)
- posted 22 stycznia, 2026
Okres przejściowy
Z rozpoczęciem 2026 roku przedsiębiorcy objęci zostali nowymi obowiązkami. Wdrożony został Krajowy System e-Faktur – „KSeF 2.0″, zwany dalej KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do odbioru faktur z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. wysyłanie faktur do KSeF obligatoryjne jest co do zasady dla wszystkich przedsiębiorców. Do 31 grudnia 2026 r. będzie możliwość wystawiania faktur poza KSeF (papierowych lub elektronicznych), jeśli suma sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł – do limitu nie wlicza się wartości faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących ani wartości paragonów fiskalnych do kwoty 450 zł uznawanych za faktury uproszczone (po przekroczeniu limitu powstały obowiązek nie ulegnie cofnięciu).
Począwszy od 1 stycznia 2027 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w KSeF, poza wyjątkami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych – Dz.U. z 2025 r. poz. 1740, tj. świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość, świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z procedurą samofakturowania, jeśli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności numerem identyfikacji podatkowej (NIP) lub gdy podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności numerem identyfikacji podatkowej (NIP).
Data wysłania, wystawienia i otrzymania faktury w KSeF
W związku z powyższym, wysłanie faktury do systemu KSeF w trybie online i przyznanie numeru identyfikacyjnego fakturze oznacza jej wystawienie. Przydzielenie numeru identyfikacyjnego następuje w dacie widocznej w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i stanowi potwierdzenie doręczenia faktury. Data otrzymania może być późniejsza niż data jej wysłania do KSeF, jednak zazwyczaj są one tożsame. Tytułem wyjątku, za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego odbioru przez nabywcę zagranicznego, podatnika z innego kraju UE, korzystającego ze zwolnienia w ramach procedury SME, podmiot, który nie posługuje się numerem NIP, czy konsumenta (zob. art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
Tryby offline (offline24 i niedostępności) sprowadzają się do wystawienia faktury poza KSeF i przesłania jej do systemu w określonym ustawowo terminie w celu nadania numeru KSeF – odpowiednio następnego dnia roboczego (offline24) lub w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia przerwy technicznej (niedostępność). Tryb awaryjny stosuje się w razie ogłoszonej przez MF awarii – faktury wystawione w tym trybie należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Jeśli data przesłania faktury do KSeF wysłana w trybie online będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze, faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze (a nie data przesłania jej do KSeF). Natomiast data wystawienia faktury podana w polu P_1 nie może być datą z przyszłości.
W sytuacji nadzwyczajnej (art. 106ne ust. 3 ustawy o VAT) faktury wystawia się w postaci elektronicznej lub papierowej i po zakończeniu awarii nie są one przesyłane do KSeF. Wówczas, faktura przekazywana jest nabywcy bez dodatkowych oznaczeń.
Aplikacje do KSeF
Aby faktycznie odebrać fakturę z KSeF (np. używając kodu QR) można skorzystać z bezpłatnych narzędzi: Mobilna Aplikacja Podatnika KSeF oraz e-mikrofirma.mf.gov.pl – gdzie jest możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej KSeF. Wygenerowanie własnego certyfikatu (jednoosobowa działalność gospodarcza nie musi składać formularza ZAW-FA) od 1 lutego 2026 r. umożliwia łączność z bazą KSeF, w tym pobieranie danych (faktur VAT z załącznikami), na przykład bezpośrednio do programu księgowego. Istnieją dwa rodzaje certyfikatów KSeF: online (typ nr 1) i offline (typ nr 2). Pobrany certyfikat ważny jest nie dłużej niż 2 lata. Istotne jest, że wystawienie faktury w KSeF w okresie fakultatywnym nie zobowiązuje do dalszego korzystania z systemu i wystawiania faktur w KSeF, albowiem obowiązek wystawiania zacznie się dopiero w terminach ustawowych.
Przedsiębiorca nie ma możliwości odmowy przyjęcia faktury z KSeF. Nie istnieje możliwość usunięcia lub anulowania takiej faktury. Przedsiębiorca, mimo że oczekuje faktury papierowej lub informacji od wystawcy z fakturą przesłanej na adres poczty elektronicznej, będzie musiał regularnie sprawdzać KSeF, a sam system nie wysyła powiadomień. Faktura w formacie PDF lub jej wydruk nie stanowią faktury ustrukturyzowanej KSeF (z numerem ID) w rozumieniu ustawy, lecz jej wizualizację.
Zmiany dotyczące daty wystawienia faktury mają znaczenie dla ustalenia rozpoczęcia biegu terminu zapłaty za fakturę, powstania obowiązku podatkowego czy zwrotu podatku.
Najważniejsze akty prawne
Ustawy:
- z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.),
- z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.).
Rozporządzenia:
- Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481 ze zm.),
- Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1740),
- Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.),
- Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.),
- Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815).